Planlæg årsmøde eller generalforsamling

Den vigtigste del af årsmødet er forberedelsen. I er godt forberedt, hvis bestyrelsen drøfter følgende punkter inden afviklingen af mødet:

  1. Formål og udbytte
  2. Målgruppe
  3. Mødeform
  4. Oplægsholder eller aktivitet
  5. Engagement af medlemmer
  6. Indkaldelse – hvordan kommer I bredt ud?
  7. Tjekliste – før, under og efter


Formål og udbytte
Dette punkt er særligt vigtigt, fordi det påvirker alle andre dele af planlægningen af jeres møde. Udover de vedtægtsmæssige krav til jeres møde, kan I med fordel diskutere, hvad I ønsker skal være formålet med mødet udover den formelle del. Ønsker I for eksempel at markere butikken som samlingssted for lokalområdet? Vil I have bedre kontakt med foreningslivet eller børnefamilierne? Skal byens borgere have et bedre indblik i jeres aktiviteter? Eller skal I ud og rekruttere nye bestyrelsesmedlemmer?

Målgruppe
Jeres ønsker i forhold til målgruppe bør være afgørende for, hvilken mødeform I vælger. I kan med fordel starte med at diskutere:

  • Passer dem der kommer med det ønske, I har til formål og udbytte af mødet?
  • Vil I gerne have flere, andre typer eller noget tredje?

 

Mødeform
Overvej om jeres mødeform, tidspunkt og mødested passer til målgruppen. Ønsker I fx at flere børnefamilier deltager, kan I overveje, hvordan I kan undgå ulvetimen og ferieuger. Hvis I godt kunne tænke jer flere engagerede medlemmer, kan I med fordel kigge på andre foreninger og undersøge hvilke mødeformer de benytter. 

 

Oplægsholder eller aktivitet
Det er en god idé at supplere mødets faste punkter med et indlæg fra ekstern oplægsholder eller anden inspirerende aktivitet.

Spørg jer selv: Hvad interesserer medlemmerne i jeres by eller lokalområde sig for? Kan vi finde en oplægsholder, der passer til det, vi ønsker at få ud af mødet, eller især vil tiltale vores målgruppe? Kan vi lave et samarbejde med en lokal forening om at lave en aktivitet på mødet?

 

Engagement af medlemmer
Overvej, hvad I kan gøre for at deltagerne føler sig inddraget. I kan tale om, hvordan I aktiverer medlemmerne under mødet udover at åbne op for kommentarer og spørgsmål. Eksempelvis:

  • Få input under mødet ved at lave et sted, hvor deltagerne i pauserne eller under et relevant oplæg kan skrive forslag eller ønsker til eksempelvis tiltag i butikken eller medlemsaktiviteter.
  • Bed oplægsholderen om at give deltagerne en opgave under oplægget. Det kan være at diskutere noget i grupper.

 

Indkaldelse – hvordan kommer I bredt ud?
Indkaldelse skal ske med 2 ugers varsel minimum ved opslag i butikken. Drøft i bestyrelsen hvordan invitationen bedst når jeres medlemmer, fysisk såvel som digitalt, eksempelvis via Coop App. Brug også gerne butikkens facebookside.