Planlæg det gode årsmøde eller generalforsamling

Den vigtigste del af årets møde er forberedelsen. I øger jeres succes, hvis bestyrelsen drøfter følgende punkter inden afviklingen af mødet:

 

  1. Formål og udbytte
  2. Målgruppe
  3. Mødeform
  4. Oplægsholder eller aktivitet
  5. Engagement af medlemmer
  6. Indkaldelse – hvordan kommer I bredt ud?
  7. Tjekliste – før, under og efter



Formål og udbytte
Dette punkt er vigtigt, for det påvirker alle andre dele af planlægningen af jeres møde. Udover de vedtægtsmæssige krav til jeres møde, kan I med fordel diskutere, hvad I ønsker skal være formålet med mødet udover den formelle del.  
Ønsker I for eksempel at markere butikken som samlingssted for lokalområdet? Vil I have bedre kontakt med foreningslivet? Eller børnefamilierne? Vil I have byens borgere til at få et bedre indblik i jeres aktiviteter? Eller rekruttere flere til bestyrelsen?
 
Metode: Tag en åben debat i bestyrelsen. Skriv alle ideer ned og prioritér dem efterfølgende.

 

Målgruppe
Jeres ønsker i forhold til målgruppe bør være afgørende for, hvilken mødeform I vælger. Så start med at diskutere i bestyrelsen:

  • Er I tilfredse med jeres deltagere på årsmødet?
  • Passer dem der kommer med det ønske, I har til formål og udbytte af mødet?
  • Vil I gerne have flere, andre typer eller noget tredje?

 

Mødeform
Overvej om jeres mødeform, herunder hvor I afholder mødet, tidspunkt på dagen og tidsrum, passer til målgruppen. Ønsker I flere engagerede medlemmer, så kig på hvilke mødeformer andre foreninger med mange engagerede medlemmer benytter. Hvis I ønsker at flere børnefamilier skal deltage, kan I overveje, hvordan I kan undgå ulvetimen og ferieuger.

 

Oplægsholder eller aktivitet
Det er en god idé at supplere årets mødes faste punkter med et spændende indlæg eller aktivitet.

Spørg jer selv: Hvad interesser medlemmerne i jeres by eller lokalområde sig for? Kan vi finde en oplægsholder, der passer til det, vi ønsker at få ud af mødet, eller især vil tiltale vores målgruppe?

Kan vi lave et samarbejde med en lokal forening om at lave en aktivitet på mødet?

 

Engagement af medlemmer
Mødedeltagere som inddrages og aktiveres i et møde er typisk mere tilfredse med mødet og har ofte en følelsen af have fået mere ud af det. Overvej derfor, hvad I kan gøre for at deltagerne føler sig inddraget. Tal derfor om i bestyrelsen, hvordan I kan aktivere medlemmerne under mødet, udover kommentarer til uddelerens og bestyrelsens beretning. Eksempelvis:

  • Få input under mødet ved at lave et sted, hvor deltagerne i pauserne eller under et relevant oplæg kan skrive forslag eller ønsker til eksempelvis tiltag i butikken eller medlemsaktiviteter.
  • Bed oplægsholderen om at give deltagerne en opgave under oplægget. Det kan være at diskutere noget i grupper.

 

Indkaldelse – hvordan kommer I bredt ud?
Indkaldelse skal ske med 2 ugers varsel minimum ved opslag i butikken – men invitationen til et godt forberedt møde fortjener at komme bredere ud. Drøft i bestyrelsen hvordan invitationen bedst når jeres medlemmer, fysisk såvel som digitalt, eksempelvis via Coop medlem app’en, hvor nyheden om mødet tikker lige ind i butikkens medlemmers lomme. Har butikken en facebookside, bør mødet også annonceres her.