Økonomi i butiksbestyrelsen

Butiksbestyrelserne i de Coop-ejede butikker har jf. ’Opgavebeskrivelser for Coop ambas medlemsorganisation’ et årligt økonomisk råderum til aktiviteter iværksat af bestyrelsen. Det kaldes bestyrelsens aktivitetsbeløb.

Bestyrelsens aktivitetsbeløb fastlægges i butikkens budgetlægning for det kommende år, og uddeler/varehuschef indarbejder beløbet i butikkens driftsbudget. 

Aktivitetsbeløbet udgør for hver medlemsbutik i Coop Danmark 0,2 promille af butikkens forventede omsætning, inklusive moms og eksklusive benzinsalg, dog minimum 10.000 kr. og maksimalt 30.000 kr. Ubrugte beløb kan ikke overføres til efterfølgende år.

Aktivitetsbeløbet fremgår af driftskonto ’716100 Foreningsomkostninger’, der nulstilles ved regnskabsårets afslutning.  Uddeleren kan trække en udskrift til bestyrelsen på forbrugte midler og medbringe til bestyrelsesmøder. Desuden modtager formanden, sammen med den månedlige driftsrapport, en aktuel opgørelse over kontoen.

Beregningen af aktivitetsbeløbet er inklusive moms, men det bogføres uden moms. Det vil sige, at de 10.000 – 30.000 er uden moms, men med forbehold for momsregler for de enkelte udgifter.

Eksempel

Hvis der bookes en foredragsholder til 10.000 kr., hvor der ikke skal betales moms bruges 10.000. Indkøbes bespisning til 10.000 kr., hvoraf 25 % dvs. 2.000 kr. er moms, er kun brugt 8.000 kr.

Budgetlægning i bestyrelsen

I bestyrelsen kender I jeres aktivitetsbeløb ved butikkens budgetlægning. I kan derfor lægge budget for jeres arbejde samtidig med, at I arbejder med bestyrelsens opgaver i årshjulet samt medlems- og kundeaktiviteter for det kommende år. Læs mere i GUIDE: Handlingsplan for bestyrelsens opgaver og i GUIDE: Årshjul.

Coops aktivitetspulje

Alle bestyrelser kan ansøge om midler i Coop ambas aktivitetspulje, hvis I vil afholde en særlig aktivitet.

Læs mere om kriterier og ansøgningsprocedure på coopforum.dk/pulje.

Økonomi til årsmøde

De ordinære udgifter i forbindelse med årsmødet indgår ikke i bestyrelsens økonomi. Det drejer sig fx om annoncer, lokaleleje samt til mindre traktementer eller en gavepakke af tilsvarende værdi, som budgetteres særskilt. Eventuelle oplysende eller underholdende indslag skal dog dækkes af butiksbestyrelsens aktivitetsbeløb.

Økonomi til bespisning på bestyrelsesmøder

Udgifter til et let måltid på bestyrelsesmøder, der afvikles i til knytning til normal spisetid, dækkes af butikkens driftsbudget. Hvis møder holdes uden for normal spisetid er butikken vært ved kaffe, te, brød og frugt.

Øvelse: Prioritér foreningens ressourcer

Når I skal lægge budget for det kommende år, er det vigtigt at have et godt overblik over de ressourcer og midler, I har til rådighed. Denne øvelse giver overblik og gør det nemmere for jer at prioritere mellem opgaver, aktiviteter og projekter og træffe beslutning om, hvordan I skal bruge jeres ressourcer.