Tjekliste til årsmøde for Coop-ejet butik

• Årsmødet er det årlige medlemsmøde
  • Medlemmer med tilhørsforhold til butikken har tale- og stemmeret
    • Husk at tjekke medlemskortet
  • Andre end butikkens medlemmer kan få adgang til mødet
    • Brug mødet til at fortælle om butikken og Coop som forening og forretning
      
      
• Organiser tilmeldingen
  • Fx udlevering af adgangskort ved en eller flere kasser
  • I kan bestille flere adgangskort via webshoppen
  • Årsmødet skal være gratis for medlemmerne

• Årsmødet skal afholdes i perioden 1. marts til og med 30. april
  
  
• Butiksbestyrelsen finder i samråd med uddeler/varehuschef et egnet sted og tidspunkt for afvikling af årsmødet
   
• Indkaldelse skal ske med 2 ugers varsel minimum ved opslag i butikken
  • Opslaget skal indeholde dagsorden samt besked om, at forslag skal meddeles skriftligt til butiksbestyrelsens formand senest 1 uge før mødet
  • Benyt eller find inspiration i det udsendte materiale
  • Husk at anføre tid og sted for mødets afholdelse i al kommunikation

• Dagsordenen skal minimum indeholde:

  1. Valg af ordstyrer
  2. Butiksbestyrelsens beretning og fremtidsplaner
  3. Butikkens situation og fremtidsplaner
  4. Indkomne forslag
  5. Valg af medlemmer og eventuelle suppleanter til butiksbestyrelsen
  6. Eventuelt
     
     
• Fristen for at stille forslag er 1 uge før årsmødet
  • Forslag skal stilles skriftligt
  • Hvis I ønsker at ændre antallet af medlemmer i butiksbestyrelsen, skal det stilles som et forslag
  • Forslag behandles inden valg til butiksbestyrelsen
    
    

• Forslag om emner, som årsmødet ikke kan tage beslutning om
  • Fx forslag om butikkens drift, indretning eller vareudbud.
  • Vær forberedt på at besvare spørgsmål om emnerne og undlad at stemme om dem
  • Læs om butiksbestyrelsens opgaver her

• Overvejelser vedr. valg af bestyrelsesmedlemmer
  • Har bestyrelsen et passende antal medlemmer
  • Hvem er på valg og genopstiller de
  • Er der brug for at supplere antallet af bestyrelsesmedlemmer
    • En butiksbestyrelse skal minimum bestå af tre medlemsvalgte
    • Suppleringsvalg for en 1-årig periode
  • Er der andre, der gerne vil stille op
    • Undersøg, om de opfylder betingelserne for valgbarhed, og særligt, om de er og har været medlem af Coop i den nødvendige periode.
      
      
• Aktiviteter i forbindelse med årsmødet
  • Fx mad, mærkesager, oplægsholdere, underholdning
    • Husk evt. præmie(r) ifm. quiz eller konkurrence
  • Skal der være deltagerbetaling for aktiviteter i tilknytning til årsmødet
    • Butikken skal budgettere med at afholde udgifterne til selve mødet og evt. aktiviteter, der ikke opkræves betaling for.
      
      
• Roller under mødet
  • Find en god kandidat til posten som ordstyrer
    • Vedkommende skal nyde forsamlingens tillid og kunne være neutral
    • Husk at ordstyrer skal vælges på årsmødet
  • Aftal på forhånd, hvem der skal være referent
    • Fx bestyrelsens sekretær
    • Referenten kan ikke være til rådighed for andre opgaver under mødet
  • Find mindst to stemmetællere
  • Fremtræd som én samlet bestyrelse
    • Hvem tegner bestyrelsen (normalt formanden)
    • Giv plads til alle bestyrelsesmedlemmer, som har bidraget aktivt i årets løb
    • Sørg for at alle, der ønsker det, får taletid om deres tanker og ideer
      
      
• Beretninger
  • Butiksbestyrelsens beretning
    • Benyt evt. foreningssekretariatets oplæg til beretning, som du finder her
    • Suppler med hændelser fra egen butik
  • Uddelers/varehuschefs beretning
    • Benyt evt. kædens forslag til beretning, som du finder her
    • Suppler med oplysninger om butikkens drift og udvikling
      
      
• Valg af evt. medarbejderrepræsentanter til butiksbestyrelsen
  • Valget bør gennemføres før årsmødet
  • Medarbejderne bestemmer, om der skal være 1 eller 2 repræsentanter
    
    
• Eventuelt formøde
  • Finpudsning af årsmødet
    • Plan for mødet og dets afvikling – lav evt. en drejebog
    • Indkomne forslag
    • Aktuelle emner siden fastlæggelse af mødet
  • Inviter evt. ordstyreren med til formødet

• Adgangskort
  • Modtag adgangskort
  • Kontroller medlemskort for medlemmer, der ikke er tilmeldt forud
    
    
• Stemmesedler
  • Stemmesedler kan udleveres på forhånd ved ankomst
    • Betingelse er gyldigt medlemskort og tilhørsforhold til butikken i mindst en måned
    • Medlemmer under 18 år har også stemmeret
  • Det kan besluttes, at stemmesedler først udleveres ved afstemningen

• Formanden byder velkommen
  • Præsentation af bestyrelsen
  • Præsentation af særlige gæster
  • Forelæggelse af dagsorden og øvrigt program
  • Forslag til ordstyrer
    • Afstemning ved håndsoprækning, hvis flere forslag

• Konstatering af at årsmødet er lovligt indkaldt iht. vedtægterne
  • Redegørelse for hvornår og hvordan
    
    
• Bekendtgørelse af/forslag om stemmetællere
• Bekendtgørelse af referent (fx sekretæren i bestyrelsen)
  
  
• Præsentation af dagsordenen
  • Hvordan forelægges beretningerne
    • I fortsættelse af hinanden eller separat
    • Hvordan kan der stilles spørgsmål
  • Indkomne forslag
  • Bestyrelsesmedlemmer på valg – antal og navne
    
    
• Lede forsamlingen gennem dagsordenen
  
  • Beretning (er)
    • Spørgsmål og debat
  • Indkomne forslag
    • Forslagsstillers motivation
    • Butiksbestyrelsens holdning
    • Debat og forslagsstillers afsluttende bemærkninger
    • Afstemning
      • Skriftligt, hvis det ønskes af stemmeberettigede
  • Valg til bestyrelsen
    • Antal på valg og periode
      • Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år (1 år ved suppleringsvalg)
      • Suppleanter vælges for 1 år
    • Forslag om opstilling
      • Genopstilling af eksisterende medlemmer
      • Nyopstilling
    • Konstatering af om kandidaterne er valgbare og villige til at modtage valg
    • Bekendtgørelse af afstemningsmetode jf. Valgregulativet s. 3
    • Bekendtgørelse af valget
  • Eventuelt
    • Der kan ikke træffes beslutninger under eventuelt
      
      
• Afslutte behandling af dagsordenspunkter
  
  
• Overdrage afsluttende bemærkninger til formanden

Formanden afslutter den officielle del af mødet

• Nyvalgte oplyser medlemsnummer og postnummer til formanden
  • Efterfølgende registrering af nyvalgte på sider bag log ind på Mit Coopforum
  • Sletning af udtrådte bestyrelsesmedlemmer
    
    
• Nyvalgte modtager
• Introduktion til foreningen og Coopforum.dk
• Oplysninger om introduktionsaften

• Konstituering af bestyrelsen / valg af formand og næstformand (og evt.) sekretær
  • Foretages umiddelbart efter årsmødet eller på første butiksbestyrelsesmøde
  • Husk at der skal være valgt en formand for at butiksbestyrelsen er beslutningsdygtig, jf. valgregulativet
  • Registrering i Mit Coopforum
    • Et bestyrelsesmedlem registrerer
      • Rollefordeling i bestyrelsen
      • Medarbejderrepræsentanter

Uddeler/varehuschef konterer mødets udgifter på konto 752004.

Uddrag fra Coops vedtægter § 8:

1. Kandidaten skal være personligt medlem af Coop og skal på valgdagen uafbrudt have været medlem i mindst 1 måned. En kandidat til en butiksbestyrelse skal desuden have tilhørsforhold til den pågældende medlemsbutik og skal på valgdagen have haft det uafbrudt i mindst 1 måned forud for valgdagen.
2. Kandidaten skal på valgdagen være fyldt 18 år.
3. Kandidaten må ikke være medlem af direktionen i Coop eller et af Coops datterselskaber.
4. Kandidaten må ikke være ansat i eller drive en konkurrerende virksomhed til Coop Danmark.
5. Kandidaten må ikke være bortvist fra en medlemsbutik.

Vejledning om valg til butiksbestyrelsen – valghandlingen

Ordstyreren sikrer sig, at alle fremmødte ved, hvor mange pladser der skal besættes i butiksbestyrelsen, hvilke valgperioder pladserne har, og hvem der stiller op til valget.

Butiksbestyrelsesmedlemmers valgperiode er 2 år, men hvis en plads har stået tom, kan der være tale om en periode på kun 1 år.

Hvis der er flere kandidater end antallet af ledige poster, skal der være skriftlig afstemning.

Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme. Et personligt medlem kan udøve både sin egen og et institutionelt medlems stemme, hvis medlemmet er udnævnt til at repræsentere institutionen.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Afgøres valget ad én omgang, vil de 2-årige poster blive tildelt kandidaterne, som opnåede flest stemmer. De kandidater, som ikke opnåede valg direkte, kan blive suppleanter, eller ordstyreren kan bede årsmødet vælge suppleanter efterfølgende.

Suppleanter har en valgperiode på 1 år. En suppleant må være indstillet på, at vedkommende i tilfælde af forfald indtræder i forgængerens valgperiode. Denne periode kan være på næsten to år, hvis et bestyrelsesmedlem frafalder kort efter årsmødet.

NB: Der skal være mindst 3 medlemsvalgte, for at butiksbestyrelsen kan opretholdes. Ordstyreren må gøre opmærksom på dette krav, hvis det bliver nødvendigt.

Opstilles en kandidat, som ikke er til stede, skal der foreligge et skriftligt tilsagn om, at vedkommende ønsker at stille op.

Alle valg afgøres ved ”relativt flertal”, dvs. kandidater med flest opnåede stemmer er valgt. Ved stemmelighed, der betyder, at valget ikke er afgjort, beslutter ordstyreren, om der skal foretages en fornyet afstemning blandt de kandidater, som fik samme antal stemmer, eller om der skal trækkes lod mellem dem.

Butikkens medarbejdere kan IKKE deltage i afstemningen ved valg af butiksbestyrelsen. Medarbejderne vælger i stedet for medarbejderrepræsentanter til butiksbestyrelsen. Det valg foregår ikke på årsmødet.

Find flere oplysninger til brug for jeres møde på Coop Forum.

Her kan du finde vedtægterne for Coop amba.

Emner og inspiration: Foreningskonsulenterne

Coop Forum, presse mv.: Kommunikationskonsulent, June Scheibel, june.scheibel@coop.dk – 22 53 68 75

Vedtægter og regler: Juridisk konsulent, Dan Frimark, Dan.Frimark@coop.dk – 21 24 61 18