Tjekliste til generalforsamling i en brugsforening

Generel bemærkning: Tjeklisten er udarbejdet med afsæt i mønstervedtægterne for en brugsforening. Jeres vedtægter kan være forskellige herfra, så tjek altid jeres egne vedtægter.

• Generalforsamlingen er det årlige medlemsmøde og foreningens højeste myndighed
  • Myndige medlemmer og deres ledsager har møderet
    • Husk at tjekke medlemskortet
  • Efter 3 måneders medlemskab (krav om medlemskabets længde kan variere) har medlemmet stemmeret
    • Husstandsmedlemskab kan medføre samme rettigheder for ægtefæller
  • Andre end foreningens medlemmer kan efter beslutning få adgang til mødet
    • Overvej at bruge mødet til at fortælle om brugsforeningsbevægelsen
    •  
• Organiser tilmeldingen
  • Fx udlevering af adgangskort ved en eller flere kasser
  • I kan bestille flere adgangskort via webshoppen
  • Deltagelse i generalforsamlingen skal være gratis for medlemmerne

• Tjek altid jeres vedtægter for at se de konkrete frister
• Generalforsamlingen skal normalt afholdes inden udgangen af april måned
  
  
• Bestyrelsen finder i samråd med uddeler/varehuschef/direktør et egnet sted og tidspunkt for afvikling af generalforsamlingen
  
  
• Foreløbig indkaldelse skal ske med 1 måneds varsel ved opslag i butikken/-erne
  • Benyt eller find inspiration i det udsendte materiale
  • Husk at anføre tid og sted for mødets afholdelse i al kommunikation
  •  
• Fristen for at stille forslag er 14 dage før generalforsamlingen
  • Forslag skal stilles skriftligt
  • Det kan fremgå af vedtægterne, at forslag om kandidater også skal foreligge 14 dage før generalforsamlingen
  •  
• Endelig indkaldelse til mødet, inkl. dagsorden, skal ske 10 dage før generalforsamlingen
  • Bestyrelsen beslutter, hvordan indkaldelse hensigtsmæssigt kan ske
  • Dagsorden, regnskab og evt. forslag skal samtidig foreligge til udlevering i brugsforeningens butik/-ker

Dagsordenen skal minimum indeholde (tjek vedtægten for øvrige punkter):

1. Valg af dirigent og stemmetæller
2. Bestyrelsens beretning og orientering om fremtidsplaner
3. Godkendelse af årsrapport, herunder bestyrelsens meddelelse om årets resultatdisponering
4. Forslag fra bestyrelsen
5. Indkomne forslag
6. Valg af medlemmer til bestyrelsen og 1 suppleant
7. Eventuelt

• Overvejelser vedr. valg af bestyrelsesmedlemmer
  • Har bestyrelsen et passende antal medlemmer
  • Hvem er på valg og genopstiller de
  • Er der andre, der gerne vil stille op
    • Undersøg, om de opfylder betingelserne for valgbarhed i vedtægten
      
      
• Aktiviteter i forbindelse med generalforsamlingen
  • Fx mad, mærkesager, oplægsholdere, underholdning
    • Husk evt. præmie(r) ifm. quiz eller konkurrence
  • Skal der være deltagerbetaling for aktiviteter i tilknytning til generalforsamlingen
    • Husk at budgettere med udgifterne til selve mødet og evt. aktiviteter, der ikke opkræves betaling for.
      
      
• Roller under mødet
  • Find en god kandidat til posten som dirigent
    • Vedkommende skal nyde forsamlingens tillid og kunne være neutral
    • Husk at dirigenten skal vælges på generalforsamlingen
  • Aftal på forhånd, hvem der skal være referent
    • Fx bestyrelsens sekretær
    • Referenten kan ikke være til rådighed for andre opgaver under mødet
  • Find stemmetæller(e), gerne mindst 2
  • Fremtræd som én samlet bestyrelse
    • Hvem tegner bestyrelsen (normalt formanden)
    • Giv plads til alle bestyrelsesmedlemmer, som har bidraget aktivt i årets løb
    • Sørg for at alle, der ønsker det, får taletid om deres tanker og ideer
      
      
• Beretninger
  • Bestyrelsens beretning
    • Benyt evt. foreningssekretariatets oplæg til beretning, som du finder her
    • Suppler med bestyrelsens eget arbejde og gennemførte aktiviteter
  • Uddelers/varehuschefs/direktørs beretning
    • Benyt evt. kædens forslag til beretning, som du finder her 
    • Suppler med oplysninger om butikkens drift og udvikling
      
      
• Valg af evt. medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen
  • Valget bør gennemføres før årsmødet
    
    
• Eventuelt formøde
  • Finpudsning af generalforsamlingen
    • Plan for mødet og dets afvikling – lav evt. en drejebog
    • Gennemgå evt. indkomne forslag
    • Aktuelle emner siden fastlæggelse af mødet
  • Inviter evt. dirigenten med til formødet

• Adgangskort
  • Modtag adgangskort
  • Kontroller medlemskort for medlemmer, der ikke er tilmeldt forud
    
    
• Stemmesedler
  • Stemmesedler kan udleveres på forhånd ved ankomst
    • Betingelse er medlemskab i 3 måneder (tjek vedtægten for andet krav)
  • Det kan også besluttes, at stemmesedler først udleveres ved afstemningen

• Formanden byder velkommen
  • Præsentation af bestyrelsen
  • Præsentation af særlige gæster
  • Forelæggelse af dagsorden og øvrigt program
  • Forslag til dirigent
    • Afstemning ved håndsoprækning, hvis flere forslag
    • Mindst 10 stemmeberettigede medlemmer kan kræve skriftlig afstemning

• Konstatering af at generalforsamlingen er lovligt indkaldt iht. vedtægterne
  • Redegørelse for hvornår og hvordan
    
    
• Præsentation af dagsordenen
  • Hvordan forelægges beretningerne
    • I fortsættelse af hinanden eller separat
    • Hvordan kan der stilles spørgsmål
  • Indkomne forslag
  • Bestyrelsesmedlemmer på valg – antal og navne
    
    
• Bekendtgørelse af / forslag om stemmetællere
  
  
• Lede forsamlingen gennem dagsordenen
  • Beretning (er)
    • Spørgsmål og debat
  • Indkomne forslag
    • Forslagsstillers motivation
    • Debat
    • Bestyrelsens holdning
    • Forslagsstillers afsluttende bemærkninger
    • Afstemning
      • Skriftligt, hvis ønsket af dirigent el. mindst 10 stemmeberettigede
      • Rangordning af ændrings- og modforslag
      • Simpelt flertal eller 2/3 af afgivne stemmer
  • Valg til bestyrelsen
    • Antal på valg og periode
      • Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år
      • Suppleanten vælges for 1 år
    • Forslag om opstilling
      • Genopstilling af eksisterende medlemmer
      • Nyopstilling
    • Konstatering af om kandidaterne er valgbare og villige til at modtage valg
      • Myndig og evt. maksimumalder
    • Beslutning om afstemningsmetode – samlet eller hver for sig
      • Skriftlig afstemning hvis flere kandidater end poster på valg
    • Bekendtgørelse af valget
  • Eventuelt
    • Der kan ikke træffes beslutninger under eventuelt
      
      
• Afslutte behandling af dagsordenspunkter
  
  
• Overdrage afsluttende bemærkninger til formanden

Formanden afslutter den officielle del af mødet.

• Nyvalgte oplyser medlemsnummer og postnummer til formanden
  • Efterfølgende registrering af nyvalgte på Mit Coopforum
  • Sletning af udtrådte bestyrelsesmedlemmer
    
    
• Nyvalgte modtager velkomstpostkort
  • Introduktion til foreningen og Coopforum.dk
  • Oplysninger om introduktionsaften

• Konstituering af bestyrelsen / valg af formand, næstformand og sekretær
  • Foretages på første bestyrelsesmøde efter valget
    
    
• Registrering i Mit Coopforum
  • Et bestyrelsesmedlem registrerer
    • Rollefordelingen i bestyrelsen
    • Evt. medarbejderrepræsentanter
      
      
• Meddelelse om bestyrelsens sammensætning til foreningens revisor
  
  
• Meddelelse om evt. vedtægtsændringer til Coop og revisor
  
  
• Indberetning til Erhvervsstyrelsen
  • Årsrapport
  • Evt. ændringer i vedtægter
  • Evt. ændringer i bestyrelsens sammensætning

Uddeler/varehuschef/direktør konterer mødets udgifter på konto 752004.

Bemærk, at nedenstående er baseret på Mønstervedtægterne – jeres vedtægter kan være forskellige herfra.

Mønstervedtægternes § 7, stk. 2, om valgbarhed

Efter mindst 3 måneders medlemskab har myndige medlemmer stemmeret og er valgbare, dog er institutionelle medlemmer ikke valgbare.

Uddeleren/direktøren kan ikke afgive stemme ved valg til bestyrelsen og er ikke valgbar.

Vejledning om valg til bestyrelsen – valghandlingen

Dirigenten sikrer sig, at alle fremmødte ved, hvor mange pladser der skal besættes i bestyrelsen, hvilke valgperioder pladserne har, og hvem der stiller op til valget.

Hvis der er flere kandidater end antallet af ledige poster, skal der være skriftlig afstemning.

Opstilles en kandidat, som ikke er til stede, skal der foreligge et skriftligt tilsagn om, at vedkommende ønsker at stille op.

Hvis et eller flere bestyrelsesmedlemmer er valgt af medarbejderne, har Brugsforeningens medarbejdere - uanset medlemskab - ikke stemmeret og valgbarhed ved valget af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme. Et personligt medlem kan udøve både sin egen og et institutionelt medlems stemme, hvis medlemmet er udnævnt til at repræsentere institutionen.

Der kan ikke stemmes ved fuldmagt (det kan dog fremgå af vedtægterne, at der kan benyttes fuldmagt).

Dirigenten skal oplyse, hvilken valgmetode der anvendes. Der kan være tale om at skrive ét eller flere navne på stemmesedlen. Der kan være valg til alle ledige poster på én gang eller for en post ad gangen. Coops stemmeseddel giver mulighed for at vælge alle poster på én gang ved at stemme på det antal kandidater, der svarer til antallet af ledige poster. Stemmesedlen har nummererede felter til hvert navn.

Bestyrelsesmedlemmers valgperiode er 2 år, men hvis en plads har stået tom, kan der være tale om en periode på kun 1 år. Afgøres bestyrelsesvalget ad én omgang vil de 2-årige poster blive tildelt kandidaterne, som opnåede flest stemmer.

Til afgørelse af valget anvendes ”relativt flertal"-metoden, hvis ikke andet fremgår af vedtægterne, dvs. kandidater med flest opnåede stemmer er valgt. Der foretages dog en ekstra afstemning, hvis der er en stemmelighed, som betyder, at valget ikke kan afgøres. Den ekstra afstemningsrunde vil kun være blandt de kandidater, som fik samme antal stemmer.

Find flere oplysninger til brug for jeres møde på Coop Forum.

Her kan du finde mønstervedtægterne for en brugsforening. Tjek altid om jeres vedtægter indeholder andre bestemmelser end mønstervedtægterne.

Emner og inspiration: Foreningskonsulenterne

Coop Forum, presse mv.: Kommunikationskonsulent, June Scheibel, june.scheibel@coop.dk – 22 53 68 75

Vedtægter og regler: Juridisk konsulent, Dan Frimark, Dan.Frimark@coop.dk – 21 24 61 18