Lav et aktivitetsudvalg

Undersøgelser viser, at danskerne generelt gerne vil være frivillige, hvis de bliver spurgt. Mange, unge som ældre, finder dog motivationen for at deltage størst, hvis de har mulighed for at indgå i et mindre forpligtigende fællesskab end det, vi kender fra traditionelt bestyrelsesarbejde.

Det kan derfor være en god idé at oprette et udvalg, hvor medlemmerne kan engagere sig i det omfang, de hver især ønsker. I udvalget kan deltagerne arbejde med forskellige temaer. Det mest oplagte for mange af vores medlemmer vil være et aktivitetsudvalg, der skaber og afholder aktiviteter i butikken. Der kan selvfølgelig også tænkes i andre udvalg, fx et udvalg for Madfællesskaber eller lignende.

Inden I som bestyrelse beslutter jer for at oprette og rekruttere til et udvalg, kan I med fordel stille jer selv en række spørgsmål:

Hvorfor vil vi oprette et udvalg?

Diskutér, hvilke fordele og eventuelle udfordringer der vil være forbundet med at etablere og drive et udvalg under bestyrelsen. Her er lidt inspiration.

Først fordelene:

• Flere engagerede medlemmer. Jo flere medlemmer, I knytter til butikken, jo flere ambassadører for butikken.
• Flere hænder. Et udvalg vil kunne tage arbejdspresset fra bestyrelsen. Dermed frigøres tid til andre og mere bestyrelsesrelevante opgaver.
• Udvider netværk. Hvert enkelt udvalgsmedlem bringer, i kraft af sit lokale netværk, gode kontakter til mulige samarbejdspartnere for bestyrelsen og butikken.
• Viser, at Coop er en forening. Når I inviterer flere ind i fællesskabet, er det med til at understøtte fortællingen om, at Coop er mere end blot en butik.
• Rekruttering til bestyrelsen – eller det modsatte. De medlemmer, der i første omgang engagerer sig i et udvalg, vil måske senere få lyst til at stille op til bestyrelsen. Omvendt kan der være nuværende bestyrelsesmedlemmer, som ønsker at trappe ned, men ikke ønsker at give slip på hverken butikken/Coop eller det sociale fællesskab. Et afgående bestyrelsesmedlem kan på den måde bevare sin tilknytning til butikken ved at deltage i udvalgsarbejde.
• Find selv på flere fordele…

Mulige udfordringer, som bestyrelsen bør overveje:

• Hvem gør hvad? Det er nødvendigt med en klar forventningsafstemning om, hvem der gør hvad, samt hvor beslutningskompetencen ligger. Det kan være en god ide at skrive aftalerne ind i bestyrelsens forretningsorden
• Hvordan sikrer bestyrelsen, at udvalgsmedlemmerne føler sig værdsat? Overvej om der skal laves regler for fx julegaver, julefrokost og andre påskønnelser. Disse aftaler kan med fordel indskrives i forretningsordenen. Medindflydelse kan også være en stor motivationsfaktor. Involvér udvalget, når der planlægges og udvikles nye initiativer.
• Find selv på flere udfordringer…

Hvem går vi efter?

Det kan være en god idé at lave en liste over mulige kandidater og efterfølgende rette personlig kontakt.

Hvad kan vi tilbyde, og hvad forventer vi?

Gør jer overvejelser om, hvad det præcis er, I tilbyder kommende udvalgsmedlemmer, og hvad I som minimum forventer jer af samarbejdet. Jo mere klarhed om dette, jo større chance for at få rekrutteret de rette.

Økonomi

Skal butikken afsætte økonomi til udvalget? – Overvej hvilke udgifter der er forbundet med at drive udvalget. Se GUIDE: Økonomi i butiksbestyrelsen

Forretningsorden

Samarbejde og retningslinjer for udvalget bør fremgå af bestyrelsens forretningsorden, se GUIDE: Forretningsorden. Dette sikrer rene linjer i samarbejdet og klarhed for nye medlemmer om, hvordan henholdsvis bestyrelsen og udvalget arbejder. Her kan også beskrives, hvem i bestyrelsen der er ansvarlig for samarbejdet med udvalget (se nedenstående), og om udvalgets medlemmer deltager i udvalgte bestyrelsesmøder, fx ved planlægning af årshjul for aktiviteter.

Udnævn en ansvarlig fra bestyrelsen

Det vil være en god ide at udnævne et bestyrelsesmedlem som ansvarlig for samarbejdet med udvalget.

Fortæl om udvalget og dets arbejde

Husk at fortælle om udvalget og dets arbejde. På samme måde, som I fortæller om bestyrelsens arbejde i lokale medier og på butikkens Facebook og Coop medlem app, er det en god idé at vise kunderne, hvad udvalget laver. Det er med til at fortælle foreningshistorien og dermed tydeliggøre, at butikken er mere end blot en butik, ligesom det også vil være en fordel, når der skal rekrutteres til bestyrelse og udvalg, at byens borgere kender til arbejdet.